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科技領(lǐng)域有個(gè)規(guī)律，我們經(jīng)常高估一年的變化，而低估了十年或者更長時(shí)間所可能發(fā)生的變化。
不信可以做個(gè)測(cè)試，你覺得未來線上辦公會(huì)怎么發(fā)展？不少朋友會(huì)說，既然線上辦公是疫情到來之后的PlanB，那么隨著疫情結(jié)束就會(huì)恢復(fù)到原來的線下辦公時(shí)代。這可能就低估了長期變化。
現(xiàn)實(shí)中，居家辦公、線上辦公、遠(yuǎn)程辦公成為日常工作的剛性需求，混合辦公已經(jīng)形成了普遍共識(shí)。對(duì)個(gè)人來說，混合辦公減少了通勤時(shí)間，提供更靈活便利的工作地選擇；對(duì)企業(yè)來說，混合辦公能夠快速實(shí)現(xiàn)全球協(xié)作，減少線下辦公室的成本和差旅費(fèi)用。
2022年8月份，普華永道發(fā)布《2022全球職場調(diào)研中國內(nèi)地報(bào)告》顯示，95%的中國內(nèi)地員工和88%的全球員工更希望可以采用遠(yuǎn)程辦公和混合式辦公的方式。
但是，混合辦公并非完美，也存在“月之暗面”。比如線上會(huì)議的效率瓶頸，就引發(fā)過大量吐槽。人們發(fā)現(xiàn)，原本線下面對(duì)面就可以完成的溝通協(xié)作，一旦轉(zhuǎn)移到線上之后，增加了等待的時(shí)間、繁瑣的操作、信息的丟失等。
企業(yè)服務(wù)公司Dialpad調(diào)查顯示，83.13%來自各行業(yè)的受訪者每周要花至多三分之一時(shí)間開會(huì)。對(duì)于企業(yè)來說，團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作的效率，會(huì)直接影響到?jīng)Q策部署和業(yè)務(wù)推進(jìn)，因此，混合辦公驅(qū)使下的會(huì)議效率問題，已經(jīng)成為影響企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。
然而，面對(duì)開會(huì)這個(gè)技術(shù)活，目前整個(gè)智慧會(huì)議領(lǐng)域尚未形成統(tǒng)一共識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)，個(gè)人和企業(yè)用戶在選擇時(shí)，也缺乏權(quán)威的參照標(biāo)尺。
不過，這種情況正在被積極地改變著。12月27日，國內(nèi)知名的智慧協(xié)同平臺(tái)MAXHUB，攜手騰訊會(huì)議，發(fā)布《2023智慧會(huì)議技術(shù)白皮書》，雙方強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，對(duì)智慧會(huì)議進(jìn)行了全面的梳理、定義和規(guī)范。
我們不妨透過首個(gè)智慧會(huì)議技術(shù)白皮書，來看一看“開好會(huì)”需要具備哪些能力，智能技術(shù)的到來為未來辦公注入了怎樣的動(dòng)力？
筑造動(dòng)力引擎：智慧會(huì)議的進(jìn)擊
開起會(huì)來爭吵不休，誰拍板，誰提供信息，最后做了什么決議，傻傻記不清楚，開了個(gè)寂寞；
以前沒有報(bào)表做事憑感覺，現(xiàn)在都用報(bào)表數(shù)據(jù)滿天飛，實(shí)際協(xié)作效率還是很低；
許多問題總是到會(huì)議上才開始思考，準(zhǔn)備工作不足，浪費(fèi)了大家很多時(shí)間；
花巨資搭建的企業(yè)OA，還不如微信QQ好用，處于半閑置狀態(tài)；
這些會(huì)議溝通、協(xié)作不暢通的“斷點(diǎn)”和“堵點(diǎn)”，給日常工作平添了無數(shù)的煩悶和沮喪，更讓組織效率和競爭力變得低下。
在混合辦公和遠(yuǎn)程辦公的當(dāng)下，企業(yè)想要開好一個(gè)會(huì)，提高會(huì)議協(xié)作效率，對(duì)軟硬件設(shè)備有怎樣的要求？如何從0-1搭建智慧會(huì)議室？這些問題一直以來都沒有形成統(tǒng)一共識(shí)，而《白皮書》的出現(xiàn)恰逢其時(shí)，給出了智慧會(huì)議的核心方法論，也填補(bǔ)了該領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)空白。
我們可以從三個(gè)角度，來理解智慧會(huì)議的進(jìn)擊。
首先，“開好會(huì)”的基礎(chǔ)設(shè)施。
要適應(yīng)未來混合辦公場景的趨勢(shì)，需要構(gòu)建一個(gè)有利于員工發(fā)展和增強(qiáng)員工關(guān)系的溝通協(xié)作方式，因此，智慧會(huì)議的基礎(chǔ)設(shè)施——軟硬件設(shè)備，需要能夠?qū)崟r(shí)感知和采集整個(gè)會(huì)議過程中的數(shù)據(jù)，連接以事物為中心的人、空間、設(shè)備，讓數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，完成溝通共識(shí)，進(jìn)而支撐企業(yè)會(huì)議的高效協(xié)作。
舉個(gè)例子，傳統(tǒng)會(huì)議室的設(shè)備數(shù)據(jù)、狀態(tài)數(shù)據(jù)等無法實(shí)時(shí)共享，這就給后續(xù)團(tuán)隊(duì)協(xié)作帶來了很多不便。預(yù)定了某個(gè)會(huì)議室，開會(huì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺少白板、視頻通話等設(shè)備，導(dǎo)致遠(yuǎn)程協(xié)作無法順利進(jìn)行；抑或是進(jìn)入會(huì)議室才發(fā)現(xiàn)設(shè)備已經(jīng)損壞，等待維修又耽誤了時(shí)間，影響會(huì)議效率；一場頭腦風(fēng)暴會(huì)議，傳統(tǒng)會(huì)議室只有普通白板，書寫空間有限，限制了團(tuán)隊(duì)創(chuàng)意的碰撞和發(fā)揮……
針對(duì)這些傳統(tǒng)會(huì)議室的痛點(diǎn)，MAXHUB首創(chuàng)了會(huì)議平板，作為智慧會(huì)議的重要硬件之一，幫助企業(yè)更高效地展開協(xié)作。
在智慧會(huì)議中，會(huì)議平板這一產(chǎn)品，可以直觀地對(duì)會(huì)議室細(xì)節(jié)進(jìn)行控制，支持無線投屏，實(shí)現(xiàn)批注、翻頁等交互操作，讓每一次會(huì)議都能夠提前把握會(huì)議室整體情況，不把時(shí)間浪費(fèi)在等待上。
此外，騰訊會(huì)議Rooms與MAXHUB合作，打造了軟硬件融合適配的智慧會(huì)議室解決方案，幫助讓企業(yè)會(huì)議室快速連接上云會(huì)議。為了讓更廣泛的企業(yè)會(huì)議室設(shè)備連接到云端會(huì)議，讓企業(yè)會(huì)議室持續(xù)暢享隨時(shí)加入云端會(huì)議，在Rooms試用賬號(hào)滿三個(gè)月后，騰訊會(huì)議免費(fèi)開放【加入會(huì)議】，助力企業(yè)會(huì)議室與騰訊會(huì)議PC端、移動(dòng)端、小程序互聯(lián)互通，用戶點(diǎn)擊后可以隨時(shí)連入云端，使用共享屏幕、互動(dòng)批注、白板本地圖片上傳及掃碼保存內(nèi)容、云錄制等功能，打通會(huì)議室與會(huì)議室、線上與線下的壁壘，減少多個(gè)設(shè)備反復(fù)切換的繁瑣操作，讓遠(yuǎn)程協(xié)作效率大大提升。
在《白皮書》中，MAXHUB也結(jié)合市場經(jīng)驗(yàn)，給出了如何選擇一體化顯示設(shè)備等相關(guān)建議，比如觸摸響應(yīng)速度、顯示屏抗沖擊性能、圖像色溫等、觸摸誤差等等。
可以說，優(yōu)秀的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，是“開好會(huì)”的前提。
其次，“開好會(huì)”的核心能力。
智慧會(huì)議的本質(zhì)目的是集思廣益、經(jīng)由群體智慧來達(dá)成并落實(shí)更好的決策。這個(gè)過程，也是組織修煉“內(nèi)功”的階段，需要全鏈路的能力保障。MAXHUB和騰訊會(huì)議在服務(wù)中，也積累了大量的經(jīng)驗(yàn)與思考?！栋灼分刑岬?，智慧會(huì)議系統(tǒng)設(shè)計(jì)分五層結(jié)構(gòu)，協(xié)助用戶完成會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后、會(huì)議管理的一切準(zhǔn)備及善后事宜。
會(huì)前，通過會(huì)議平板，可以一鍵搞定邀約，解決預(yù)約難題；批量提醒會(huì)議信息、分發(fā)共享資料，無需反復(fù)溝通，減少等待和準(zhǔn)備時(shí)間，提升會(huì)議室整體效率。
會(huì)中，結(jié)合智能書寫、無線傳屏等功能，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)容共享及交互批注，溝通協(xié)作更高效，同時(shí)還能聯(lián)動(dòng)智能門牌鎖定會(huì)議室，避免被無關(guān)人員干擾。
會(huì)后，會(huì)議平板也能及時(shí)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行歸檔，用手機(jī)掃碼即可將批注內(nèi)容保存，沉淀為重要的知識(shí)資源。待辦管理將會(huì)議任務(wù)明確到人，進(jìn)度結(jié)果一目了然，讓會(huì)后執(zhí)行更有力。
會(huì)議并不是開完就算了，整體管理與運(yùn)維也十分重要， 通過后臺(tái)集控系統(tǒng)，企業(yè)可以將智慧會(huì)議的相關(guān)設(shè)備統(tǒng)一管理，完成軟件升級(jí)、系統(tǒng)更新等操作，對(duì)會(huì)議設(shè)備使用次數(shù)、會(huì)議空間使用頻率，會(huì)議預(yù)約情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，為會(huì)議室日常行政、IT運(yùn)維管理提供數(shù)據(jù)支撐。
從這個(gè)角度看，智慧會(huì)議的本質(zhì)，是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)議全流程（會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后和會(huì)管）的數(shù)字化變革。
第三，“開好會(huì)”的場景化定制。
智慧會(huì)議系統(tǒng)并不能“一招鮮吃遍天”，不同組織、不同內(nèi)容，召開會(huì)議的需求是不一樣的，還要根據(jù)場景提供定制化方案。
《白皮書》中，將常見召開會(huì)議的場景分為標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議室、視頻會(huì)議室、接見廳、會(huì)議廳、培訓(xùn)廳及個(gè)人辦公空間、開放空間等七大辦公場景，通過不同的會(huì)議設(shè)備及系統(tǒng)，滿足不同場景下的使用需求，來更好地達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。
遠(yuǎn)程視頻會(huì)議時(shí)，智慧會(huì)議室要確保聽得清楚、看得真切、講得明白，可以通過MAXHUB的全屏展示、視頻會(huì)面、云端共享會(huì)議資料等，實(shí)現(xiàn)跨地域跨組織的協(xié)作。
對(duì)外接待時(shí)，智慧會(huì)議室就作為企業(yè)對(duì)外的“名片”，需具備本地?cái)U(kuò)音、名牌顯示、視頻會(huì)議、多屏聯(lián)動(dòng)的基礎(chǔ)功能需求。通過MAXHUB高清大屏顯示，電子名銘顯示來訪人及參會(huì)人公司、名字、職位等信息，幫助企業(yè)做好接待、打造品牌。
場景化的智慧會(huì)議，驅(qū)使企業(yè)將產(chǎn)品和場景搭配組合，去滿足各類垂直會(huì)議場景的數(shù)字化需求。
總的來說，解決“開好會(huì)”的問題，智慧會(huì)議的進(jìn)擊，本質(zhì)就是用數(shù)字技術(shù)構(gòu)筑一個(gè)動(dòng)力引擎，通過基礎(chǔ)設(shè)施的互聯(lián)互通，讓斷點(diǎn)被連接；基于流程梳理和場景定制，讓堵點(diǎn)被梳理，從而讓會(huì)議場景的痛點(diǎn)都瓦解掉，自然就能向著更高效的方向前進(jìn)。
飛向未來：智慧會(huì)議的趨勢(shì)與發(fā)展
短期來看，復(fù)蘇期的遠(yuǎn)程辦公比例還很高，騰訊會(huì)議為代表的云會(huì)議、MAXHUB為代表的終端硬件，支撐企業(yè)的高效運(yùn)營。
中期來看，十四五規(guī)劃明確“加快企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)”，企業(yè)數(shù)字化的需求還在上升，大部分傳統(tǒng)會(huì)議室也面臨著升級(jí)改造，智慧會(huì)議軟硬件作為數(shù)字經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施，也將在政策紅利期迎來較大的發(fā)展。
長期來看，元宇宙、虛實(shí)融合、XR等新技術(shù)，讓數(shù)字化辦公展現(xiàn)出前所未有的創(chuàng)新力，這是傳統(tǒng)辦公無法取代的，也對(duì)智慧會(huì)議服務(wù)商們的技術(shù)能力提出了更高的要求，需要騰訊會(huì)議、MAXHUB等一批智慧會(huì)議先行者持續(xù)不怠的努力。
透過《2023智慧會(huì)議技術(shù)白皮書》，我們可以清晰地看到，智慧會(huì)議作為辦公協(xié)同的數(shù)字化升級(jí)手段，正在為企業(yè)發(fā)展注入新動(dòng)能。隨著越來越多的企業(yè)激發(fā)組織協(xié)作的高效力量，一個(gè)更加繁榮活力的數(shù)字經(jīng)濟(jì)體，也將加速來到你我身邊。
